人事職の魅力的な職務経歴書の書き方とフォーマット

人事職の魅力的な職務経歴書の書き方とフォーマット

転職をしようと考え始めて、まずしなければいけないことは職務経歴書を書き始めることと転職エージェントへの登録です。

人事職で中途採用を担当していた人であれば、かなり沢山の人の職務経歴書を見たことがあると思いますが、いざ自分で書こうとするとなかなか難しいものです。

本記事は、人事職の魅力的な職務経歴書の書き方について解説します。

職務経歴書を準備するのは転職に興味が出たタイミング

実際に応募する際は企業ごとに内容は適宜変える必要がありますが、ベースになるものは転職活動をしていなくても、半年に1回くらい定期的に作っておくのが理想です。遅くても転職活動を開始する時には作っておくべきです

職務経歴書を応募前から準備しておくメリットは下記のようなものがあります。

  • 転職エージェントのキャリアアドバイザーに見せることで、あなたの希望やキャリアに合った求人情報を紹介してもらいやすくなる
  • キャリアアドバイザーに、より魅力的な職務経歴書にするアドバイスをもらえる
  • 自分のキャリアを振り返ることで、スキルの棚卸しが出来る
  • キャリア振り返りによって、自分のキャリアプランが明確になる

職務経歴書に書くべき4つのこと

まずは職務経歴書に書くべき4つのことをおさらいしておきましょう。

1.職務要約

今までのキャリア全体の総括を3〜5行くらいでまとめたものです。

キャリアの目次的な役割を持っており、ここが一番最初に採用担当者に読まれる部分であり、その後の職務詳細のどの部分をしっかり読んでくれるかが決まる場所でもあります。

2.職務詳細

経験してきた職務内容を具体的にまとめたもので、職務経歴書の大半を占める部分です。

具体的に、でも冗長にならないように、経験してきた仕事を簡潔に伝えましょう。

各職務には、それぞれどんな実績を上げたのかを書くようにしてください。また実績はなるべく数字を使って書くのがポイントです。
(例:四半期ごとに平均○件の新規顧客訪問を行い、○件の新規受注を達成した。)

何をやって、結果どうだったのか、の2点が簡潔に読んで分かることが大切です。

3.貴社で活かせるスキル・経験

職務詳細のなかで得てきたスキルや経験のなかで、特に応募先職種・ポジションで役立つものを3~5行くらいで書く部分です。

ここは必ず応募先企業に合わせて、書き直しましょう。

応募先企業のことをしっかり研究しているからこそ書ける具体的な内容が印象が良いでしょう。

4.自己PR

応募先企業の発展のために、あなたという人物がどのように貢献できるかを伝える部分です。外資系企業への転職では書かない場合も多いです。

熱意を込めて書くべきですが、熱意だけの理想論ではなく、自分のスキルと応募先企業を客観的に見て、なるべく現実的に書く方が良いです。

3で上げなかったスキルや経験を伝えたり、採用担当者が感じそうなあなたのハンデ(年齢やキャリアブランクなど)を先回りしてフォローしておくような書き方も良いでしょう。

職務経歴書の重要性と見られるポイント

営業職の職務経歴書の書き方

職務経歴書は、転職活動において、最初に採用担当者にあなたについて知ってもらうための「第一印象」です。

社会心理学には「初頭効果」というものがあります。複数の情報に基づいて、態度や印象を形成したり、判断を下したりするときに、最初に提示された情報が、特に影響を与えることが分かっています。

人は一度思い込んでしまった場合、自分の中で出来上がった人物像が間違っていないと確認したがる心理が働き、その人物像と逆であることを否定する材料を探します。

第一印象は一度ついたら修正には多大な努力が必要であると言うことです。

それだけ職務経歴書で与える第一印象というのは大事なものですので、しっかり魅力的な書き方を身につけておきましょう。

採用担当者は、職務経歴書を見る時に下記のような点をチェックしますので、それに答える形でまとめるようにしましょう。

  • 求める実務能力を満たしているか
  • 任せたい業務への経験があるか
  • 仕事に対してモチベーションが高いか
  • 情報を分かりやすく伝わりやすくまとめる能力があるか
  • プレゼン能力があるか
  • 転職理由・志望動機が納得できるか

職務経歴書のフォーマットを決めよう

職務経歴書のフォーマットを決める

職務経歴書の書き方には大きく3パターンがあります。

  1. 編年式
  2. キャリア式
  3. コンビネーション式

それぞれメリット・デメリットがありますので、あなたの経歴がより魅力的に見えやすいフォーマットを選ぶようにしてください。

編年式(Chronological Resume)

最もオーソドックスな作成方法で、採用担当者も見慣れているため読む負担が少なくなります。下記のような感じで、年代の古い方から新しい方へ書いていきます。

編年式の職務経歴書の書き方例

出典:リクナビNEXT

  • メリット
    • 時間軸と勤務先と職務ごとに書いていくので読みやすい
    • どのようにキャリアを積んで成長してきたかが伝わりやすい
  • デメリット
    • 転職回数や異動が多い場合に目立つ
    • 30代後半以降など業務経歴が長い場合、冗長になりがち

また年代順で古い年代から書いていく方法と、逆年代順で新しい年代から書いていく方法があります。

30代後半以上の転職であれば、新しい職歴がそのまま次の転職先で活かされるケースが多いので、逆年代順で書いていくのがオススメです。

キャリア式(Functional Resume)

経歴やスキルごとに箇条書きにして書いていくフォーマットです。

下記のような感じで、年代の古い方から新しい方へ書いていきます。

キャリア式の職務経歴書の描き方例

出典:リクナビNEXT

  • メリット
    • 違う部署やプロジェクトで同じ業務を行っていた場合などでも、内容が重複しない
    • 斜め読みでも、どのようなキャリア実績があるかが伝わりやすい
    • 転職回数が多くても目立ちにくい
  • デメリット
    • キャリア形成や成長の過程が見えづらい
    • 古い日系企業の担当者の場合、見慣れていないので読みづらい
    • 応募先企業に合わせて書かないと、的はずれな内容になる場合もある

プロジェクトごとに配属が変わることが多かったり、派遣業務を長くやっていたり、転職回数が多かった場合にオススメの書き方です。

コンビネーション式(Conbination Resume)

職務経歴や自己PRなど書くべきことは盛り込んだ上で、記述内容を上手く絞ることでA4サイズ1枚程度にまとめる形式です。例えば下記のような書き方になります。

  • 貴社で活かせるスキルや経験
    • ○○の経験
      ○○といった業務や○○を4年間行ってきた中で、○○といったスキルや知識があります。
  • 自己PR
    • 計数感覚の強さ
      エピソード
  • 職務要約
  • 職務詳細
  • 誇るべき実績
  • メリット
    • コンパクトにまとめることで読んでもらいやすくなる。
    • 伝えたいイチオシのポイントがしっかり伝わる。
    • 未経験職種への転職でも、未経験のハンデが伝わりにくい。
    • 職歴や転職回数が非常に多い場合にも目立たずにコンパクトにまとまる。
  • デメリット
    • 内容がコンパクト故に、上手くまとめないと内容が薄く見える
    • 書くのに文章力・要約力のテクニックが必要

保守的な人の多い日系企業では、あまり見慣れられておらず、書く難易度も高いので、基本的には編年式かキャリア式を選んでおけばいいでしょう。

分量はA4 1~2枚程度。書きすぎに注意

箇条書きにしたり、表でまとめたりと見やすい職務経歴書を書くのは当然ですが、それで書きすぎには要注意です。

文字がぎっしり詰まった読みてに負担をかける書類は、仕事上でもほとんど役に立たないのと同じで職務経歴書でもマイナスになります。

要点をまとめて相手に魅力的に伝える書類作成能力不足とみなされて、書類選考で落とされる結果もあります。

A4用紙で2枚程度に押さえておくようにしましょう。

職務経歴書の構成

職務経歴書の構成

ここではオーソドックスは、編年式の書き方で構成を解説します。

職務経歴書の基本構成は下記のようになります。

  • 職務内容の要約
  • 職務詳細
  • 資格やスキル
  • 自己PR

職務内容の要約

職務の要約は、経歴を含めた自己紹介です。ここで自分が何をしてきたかどんな思いで仕事をしてきたかを述べます。

この要約で面接したい人物か否か判断されることも少なくありません。

  • どんな業種の会社に何年務めてきたか。
  • どんなポジションについてきたか
  • それぞれの職務内容と具体的な成果

などについてです。人事職としてならば、例えば下記のような感じです。

  • 日本企業および外資系企業において●年人事部に所属。
  • リーダーとして後輩を指導しながら、主に中途採用業務、社員教育業務に従事してきました。
  • 直近勤務していた会社では労務業務も行い、ハラスメント防止のためのマネージャ研修を企画・実行し、以前は毎月●件あった社員からの相談が●件に削減される効果がありました。
  • 上記の経験を通して、積極的な企画力・実行力、チームマネジメント力が身につき、自身の強みであると思っております。

成果については具体的な数字を織り込むと効果的です。

職務詳細

最も重要なのは職務詳細です。

面接官は職務経歴書を全ては読んでくれず、流し読みをする可能性もありますので、なるべく簡潔に印象付けることが大切です。

例えば下記のような書き方です。

【職務詳細】
2000年4月~現在 株式会社●●
事業内容:半導体部品の製造・販売
従業員:○○名

期間業務内容
2000年4月〜
2003年10月
【配属】人事総務部 人事課
【職位】リーダー職
【業務内容】

  • 子会社の人事評価制度の制定
  • 採用のための業務フローの課題解決と再構築
    長年手付かずであった中途採用フローの課題点を洗い出し、解決案を提案し実行することで、応募者数○%アップ、採用ノルマ達成率の改善を実現した。
2003年11月〜
2006年10月
【配属】人事総務部 労務課
【職位】シニアリーダー
【業務内容】

  • 複雑化した給与計算を修正し、毎月の給与計算を効率化。それによって部内の残業時間が○%削減された。
  • 人員削減のため○○人との面談、円満退職に導く

転職先の企業の規模や業種によってアピールすべきポイントも変わることを意識しましょう。

例えば、メーカーの人事職でのキャリアがあり、製造現場・工場での労務管理・労使交渉などの経験がある場合は、同じようにメーカーへの転職であれば、アピールすべき経験となります。

一方で、労働組合が無いITベンチャーや外資系企業への転職の場合は、その経験自体は直接の売りにならない可能性があります。そういう場合には、その経験によって得られた知識やスキルが、応募先の企業のどういった業務に具体的に活かせるのかを意識して書く必要が出てきます。

また、人事職の実績は数字に表せないこともありますが、採用ノルマや部下の数、担当した社員研修の回数や人数など、数値化できる実績はなるべく数値化して書きましょう。

昨今の日系企業の状況を鑑みると、将来的に業務の中でリストラを行う可能性もあるでしょう。そういったシビアな対人交渉に耐えられる性格かどうかも見られることがあります。

ここで採用担当者の目にとまれば、そのことについて詳しく聞きたくなるはずです。職務実績を書いた分だけエピソードをそろえておくことが大切になります。

どういう問題がおこり、原因はなにで、どのように解決したか。一人で判断をしたのが、上司の相談して答えをもらったのか、一人で行ったのか、仲間と一緒に協力して行ったのかなど一連の物語を用意するのが鉄則です。

30代以上の人事職は、部門の上流の業務経験や管理経験をなるべくアピール

人事職といっても、新卒採用から中途採用、社員教育、人事配置、評価制度策定、退職手続き、その他社内の人事問題・労務問題の解決など業務内容はかなり幅広いです。

30代以上の人事職の転職であれば、入社・退社手続き業務や給与計算といった誰でも出来る定型業務よりは、部門内外の問題解決や人材育成・社内研修・人事制度設計・運用などの高いスキルが必要な業務実績をメインに伝えましょう。

採用側も管理職もしくは管理職候補として採用するからです。

アピールポイントとしては

  • 人事責任者として会社の問題解決にあたった経験
  • リーダーや管理職としての経験
  • どのような結果を出したか
  • 問題に対しどのように解決していったか

をまとめる必要があります。

資格やスキル

次に取得している資格とパソコンスキルを記載します。人事の仕事ではデーター分析や書類作成、給与計算などパソコンスキルは必須です。

その為に転職を希望する場合は、常にパソコンスキルを磨き、使い方を忘れないようにしなくてはなません。

また資格は人事の仕事に必要なものだけを書きましょう。

自己PR

職務詳細に記載した経験の中で、特に実績を上げたものとその経験から得たスキルや能力を、自己PR欄でより具体的にアピールしましょう。

この欄は特に、応募先企業が何を期待して募集をかけているかを理解して、自分はそれに当てはまる人材だということを伝えるために、書く必要があります。

実際の応募時は企業ごとにカスタマイズをする

上記の手順で職務経歴書のベースを作りましたが、実際に企業に提出する際には、応募先の企業ごとに内容を少しカスタマイズします。

求人にはそれぞれ求めている人物像やどんな業務をしてもらいたいかが例えば下記のように決まっています。

  • 人事部門をこれから作っていくベンチャー企業の募集
  • 人事部の人数は少数。欠員が出たので人事業務を幅広く担当してもらいたい
  • メンタルヘルスやリストラなど特殊な人事労務問題を解決する人材が欲しい

その会社で何が問題となり、どんな能力とスキルがある人材が欲しいのかを事前に調査し、それを自分の実績と結び付けて、職務の要約と職務実績に記入すると、人事担当者の目にとまり面接までたどり着けます。

特に企業ごとの課題や欲しい人材などについては、キャリアアドバイザーが内情をよく知っているので、ヒアリングをしながら職務経歴書をカスタマイズして、添削をしてもらうといいでしょう。